Citavi vs. Zotero: Ein Erfahrungsbericht

Als frische Doktorandin bin ich mit lauter guten Vorsätzen in die Promotion gestartet. Einer davon war: Endlich Schluss mit manuellem Zitieren! Ab jetzt mache ich alles mit einem Literaturverwaltungsprogramm. Ich hatte schon mitbekommen, dass das irgendwie alle so machen und dass das anscheinend ziemlich viel Arbeit spart – nur war ich bislang zu faul gewesen, mit ernsthaft mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Viel Spaß beim Zitieren! Foto: Heffloaf/CC-BY-SA-4.0

Dieser Blogpost ist für alle gedacht, die noch nicht mit einem Literaurverwaltungsprogramm arbeiten (also so etwas wie Endnote, Citavi, Refworks, Zotero etc. Ihr habt bestimmt schon einmal davon gehört) oder mit ihrem unzufrieden sind und sich fragen: Worauf sollte ich achten bei der Wahl eines Programms? Was gibt es überhaupt für Programme und welche Vor- und Nachteile haben sie?

Gleich vorneweg: Ich werde nicht alle gängigen Programme vorstellen (diese Aufstellung – in pdf – der ETH Zürich macht das sehr gut, außerdem dieser Beitrag im Doktorandenforum), sondern mich auf die beiden konzentrieren, mit denen ich gearbeitet habe: Citavi und Zotero. Die beiden Programme stehen für zwei verschiedene Kategorien von Literaturverwaltungsprogrammen – die komplexe und die schlanke Version, Lizenzprogramme und Freeware, ein Programm, dass dir hilft, dein Wissen zu verwalten und eins, dass dir lediglich hilft, deine Literatur zu verwalten. In der ersten Kategorie ist Citavi unter Geisteswissenschaftlern in Europa das Mittel der Wahl. Ich habe mich aber dennoch nach einer circa halbjährigen Testphase dagegen entschieden und bin mit Zotero sehr viel glücklicher.

Wenn du dich für ein Programm entscheidest, dann musst du zunächst einige Fragen für dich beantworten.

  1. Was willst du mit dem Programm machen? Was muss es also können? Soll es dir nur beim Zitieren helfen oder auch deine Arbeit und dein Wissen organisieren?
  2. Arbeitest du hauptsächlich an einem Büro-PC oder an einem Privatlaptop?
  3. Welche Lizenzprogramme stellt deine Uni zur Verfügung und laufen sie auf deinem privaten Rechner?
  4. Wirst du während deiner gesamten Promotion und der anschließenden Veröffentlichung Zugang dazu haben (z.B. weil es auf deinem privaten Laptop installiert ist) oder musst du irgendwann dein Büro räumen und verlierst damit auch deine Literaturdatenbank?

Sowohl Citavi als auch Zotero funktionieren mit einem Word-Plugin, den du einfach während des Schreibens bedienen kannst. Über einen Zitierbutton holst du dir aus deiner Datenbank einfach den Titel, den du gerade zitieren willst – das nennt sich Cite While You Write. Daraus generiert dann das Programm am Ende ein automatisches Literaturverzeichnis, das nur die Titel beinhaltet, die du tatsächlich zitiert hast.

Zotero

Bei Zotero füllst du deine Datenbank ganz einfach: Du installierst ein Add-on für Firefox (funktioniert am besten, gibt es aber auch für andere Browser). Jedes Mal, wenn du in irgendeiner Datenbank Literatur suchst – sei es in deinem Uni-Katahlog, sei es bei WorldCat, sei es bei Jstor oder sogar bei Amazon – erkennt Zotero, um was für eine Art von Literatur es sich handelt (also Buch, Journal-Artikel oder Blogeintrag zum Beispiel). Wenn du nun auf das Add-on klickst, liest Zotero automatisch alle vorhandenen Informationen in die Datenbank ein. Hier ist es wichtig, noch einmal zu überprüfen, ob tatsächlich alle Angaben drin und korrekt sind: Beim Sammelband wird gerne mal aus dem Herausgeber aus Versehen der Autor, bei Büchern fehlen manchmal die Angaben zum Verlag etc. Also musst du schon etwas Sorgfalt walten lassen, aber das Programm nimmt dir einiges an Arbeit ab.

Was extrem praktisch ist: Zotero importiert automatisch die pdf-Versionen von Artikeln bzw. Screenshots von Webseiten. Stell dir also vor, du zitierst eine Website, die später verändert wird – Zotero hat dir den Stand, mit dem du gearbeitet hast, archiviert, sodass du auch gut später noch einmal ein Zitat überprüfen kannst, was auf der Website vielleicht schon gelöscht ist.

Wie bei anderen Literaturverwaltungsprogrammen auch kannst du bei Zotero automatisch den Zitationsstil anpassen. Über Zotero-Dokument-Eigenschaften kannst du sowohl die Sprache wählen, in der zitiert werden soll, als auch den Stil – z.B. Chicago Manual of Style 17th edition oder Soziale Welt. Du kannst auch zusätzliche Stile importieren oder deinen eigenen Zitierstil definieren. Wenn du einmal einen Stil festgelegt hast, kannst du den mit einem Klick ändern.

Sehr viel mehr als diese Basic-Funktion kann Zotero auch nicht. Du kannst Einträge mit „tags“ versehen oder Notizen dazu hinzufügen sowie in verschiedenen „Bibliotheken“ organisieren, doch diese Funktion verblasst im Vergleich zu dem , was ein Bezahlprogramme wie Citavi kann.

Noch einige Tipps zum Umgang mit Zotero:

  • Achte darauf, bei Sammelbandeinträgen die Seitenzahlen einzupflegen!
  •  Überprüfe immer sofort (!) alle Angaben, wenn du einen Eintrag herunterlädst. Später Angaben hinzufügen verkompliziert das Zitieren ungemein, weil Zotero dich dann immer vor die Wahl stellt, ob du die Änderungen behalten willst, aber dafür die Zitation in Zukunft nicht mehr aktualisieren kannst oder ob du die Änderungen verwerfen willst (willst du natürlich nicht). Das ist zugegebenermaßen etwas nervig.
  • Falls deine Zotero Cite While You Write Toolbar nicht in Word angezeigt wird: Bei mir (Word 2011) muss ich dann unter „Extras“ – „Vorlagen und Add-Ins“ Zotero mit einem Haken aktivieren, dann erscheint sie wieder.

Ähnlich wie Zotero funktionieren übrigens JabRef und BibDesk (ebenfalls freeware).

Citavi

Citavi ist um einiges komplexer als Zotero – klar, es ist ja auch ein Bezahlprogramm, und nicht gerade billig. Der wesentliche Unterschied zu Zotero ist, dass dir Citavi nicht nur hilft, deine Literatur zu verwalten und zu zitieren, sondern das Programm dir ermöglicht, dein Wissen zu organisieren. Wenn du der Typ dafür bist, kannst du quasi dein gesammeltes Wissen organisieren, mit einander verknüpfen und darin Strukturen erkennen und schaffen. Das funktioniert indem du – nachdem du über den Citavi-Suchassistenten oder über eine ISBN die Zitate importiert hast – Zitate aus deiner Literatur einpflegst, entweder als direkte oder als indirekte Zitate. Bei diesen Zitaten kannst du auch die Kernaussage festlegen und sie Schlagwörtern und, noch wichtiger, Kategorien und Subkategorien zuordnen. Aus diesen Kategorien und Subkategorien kannst du dann in einer Baumübersicht deine Struktur schaffen und verändern. Du hast dann zum Beispiel gleich eine Gliederung für dein Paper oder deine Diss, wo du direkt in den Kategorien auch die entsprechenden Zitate liegen hast. Nachteil: Das liegt dann alles in Citavi – hast du keinen Zugang mehr zu Citavi, ist alles weg.

Ähnlich wie bei Zotero kannst du über den Zitierassistenten die Zitate direkt in dein Word-Doc einpflegen. Allerdings sieht das bei Citavi ziemlich komisch aus: Jedes Zitat besteht nämlich zunächst aus geschweiften Klammern und einer komischen Zahlenkombination, also zum Beispiel {Müller 1998 #38}. Das ist ein Platzhalter, der am Ende durch das richtige Zitat ersetzt wird. Es hat den Nachteil, dass dir nicht gleich auffällt, wenn sich ein Fehler eingeschlichen hat (z.B. die Angaben unvollständig sind). Außerdem weißt du erst am Ende, wie viel Platz deine Literaturangaben benötigen! Ich persönlich mit ein Fan von What You See is What You Get wie bei Zotero, aber das ist Geschmackssache.

Dann hält Citavi auch noch die Funktion bereit, Aufgaben festzulegen – die habe ich allerdings nie genutzt.

Welches soll es nun sein?

Für mich ist die wichtigste Frage die, wie du gerne arbeitest und ob ein Programm wie Citavi dich dabei unterstützt oder dich dazu verleitet, dich in seinen Funktionen zu verlieren. Das war bei mir der Fall. Ich habe stundenlang nur noch Zitate eingepflegt und verknüpft, ohne sie am Ende zu benutzten. Außerdem bringt dir Citavi nur etwas, wenn du dich gleich von Anfang an darauf einlässt. Denn wenn du schon 100 Titel gelesen und exzerpiert hast, wirst du kaum noch Lust oder Zeit haben, die einzelnen Zitate noch in Citavi einzupflegen. Ich bin eher der Typ für Word-Exzerpte, schriftliche To-Do-Listen und Mindmaps mit Stift und Papier, die ich dann an meiner Pinnwand aufhänge. Auch dann kann meinen Zitaten ja Schlagworte mit hashtags zuweisen, die man dann leicht mit der Suchfunktion meines Computers wiederfinden kann. Meine Exzerpte habe ich einfach in Ordern angelegt, die ich für den entsprechenden Kapiteln zugeordnet habe. Das ist aber letzendlich eine Frage des Typs und der Arbeitsweise.

Warum habe ich mich dann für Zotero entschieden? Zotero ist umsonst und läuft auch auf Apple. Das in Kombination ist in meinen Augen ein unschlagbares Argument. Ich kann Zotero auf meinem privaten MacBook installieren und laufe nicht Gefahr, dass wenn ich meinen Status als Wissenschaftliche Mitarbeiterin oder Promotionsstudentin verliere, ich auch die Berechtigung, mein Literaturverwaltungsprogramm zu nutzen verliere – und damit hunderte Stunden von Arbeit. Da ich vorhatte, meine Diss auf meinem privaten MacBook zu schreiben, hat mir die Citavi-Lizenz, die ich über die Uni bekommen hätte, nichts genutzt. Außerdem hätte ich die auch gar nicht auf meinem privaten Laptop installieren dürfen. Wenn du also überlegst, Lizenzware über deine Uni zu nutzen, dann stelle sicher, dass du sie auch auf deinem Privatrechner nutzen kannst – und zwar über deine Promotion hinaus. Das erfährst du beim Rechenzentrum deiner Uni.

Für mich war Zotero die einfachere Wahl und ich bin bis heute glücklich damit – ich kann das Programm auf meinem Laptop nutzen, es ist super einfach zu handhaben und, am wichtigsten, ich kann immer noch auf meine Titel zugreifen, selbst wenn ich offiziell nicht mehr an meine Uni angegliedert bin.

Frohes Zitieren! Auf Youtube gibt es übrigens jede Menge Tutorials zu beiden Programmen, sollten Fragen auftreten ;).

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